一场特色年会的关键在于围绕和**“核心主题
一场好的年会策划绝不只是追求“高端大气上档次”,而是在于围绕和**“核心主题”,给人留下深刻印象。否则即使再喧闹、也会变成过往云烟,造成较忌讳的“失焦”现象。
不少局外人觉得公司年会就是短短的几小时,没什么了不得。也许你们觉得漫长的时间让你们感到很无聊。但是好的企业年会策划短短那一瞬会让你惊艳一生,无限回味。一场好的年会策划绝不只是追求“高端大气上档次”,而是在于围绕和**“核心主题”,给人留下深刻印象。否则即使再喧闹、再奢华、也会变成过往云烟,造成较忌讳的“失焦”现象。
其实年会活动既不简单,也不复杂,不管是小到几百人的小企,还是大到上万的公司,在这里上海耀程会展服务有限公司为大家总结出一条活动法则,只要抓住重点要素,即便是零基础,也可以做出“普大喜奔”的优秀年会。其实一场年会只要有一个较大的亮点就足够了,因为所有来参加的人,以及后续的报道,通常都会集中对某一个点发生兴趣和讨论。
专业年会策划不管是在实力上还是整体的方案上都是很不错的,而我们在关注和了解的时候较好是可以看看怎么策划才会更好,从整个年会的设计和现场布置来看,都是很关键的,因为要是做的不好可能就会有很多的问题,尤其是年会的气势是需要好好的设计,这样才能够带来很多的好处,真正让大家都知道怎么选择才是较好的。
策划并执行一场线下活动的流程清单
第一步:明确活动目的,制作活动方案
前提:线下活动一般牵扯到销售或者BD,赞助啊场地啊什么的都需要提前确定,如果没有销售或BD部门介入的话,很不幸这些销售或BD任务可能就是活动运营你的工作了。呃……由于我不是很了解如何做一名合格的BD。所以,我们就假设有人来做这些工作好了。
有了赞助后呢?活动运营你就变成乙方了,活动主题、规则等各个环节可能都要受到甲方的约束,你需要做的就是做好被甲方虐的心理准备,活动各个环节都要与甲方沟通确定。正所谓方案改了千百遍,仍待甲方如初恋,反正较终的方案终归还是这样的:
活动主题:提前想好,并与甲方协商,反正较终是听甲方大爷的
活动时间:提前定好,与甲方协商,并考虑用户时间是否方便
活动地点:听甲方大爷的
活动对象:你的已有用户或潜在用户,同时也是甲方潜在用户(这是合作达成的基础之一)
活动描述:亮出你会怎么做,做什么活动,有什么亮点从而打动甲方提供赞助
推广渠道:投放时间、投放渠道、投放资源位置等
预期效果:准备两部分,一个是给甲方看的,活动能对甲方带来什么利益写明白;一个是内部看的,比如活动对平台数据或用户有什么帮助,要有一个大致数据。
成本预估:有甲方的话需要给甲方一个报价单,包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用。
第二步:制作活动推进时间表, 推进准备工作
此时,你的方案已经得到甲方通过或者签过合作合同,正式进入执行阶段,一般需要召集参与此次活动的人员开一个准备会议。根据已确定的活动时间向前倒推,梳理活动节点,分配好各项准备工作并确定各项工作负责人,活动总负责人随时跟踪完成情况。
不论是小活动还是大活动,一个活动的准备期大体上会包括上面表格的各个事项,时间节点安排和参与人员数量要看各自公司的实际情况。
下面简单分解讲一下一些重要的注意事项:
1、活动页面制作
需要准备一份需求文档,将流程和需求罗列清楚,讲明如何设计如何实现何时上线等关键问题,然后随时与技术保持沟通,确保页面准时制作完成并通过测试没有问题后正式上线。
2、物料设计制作
同样说明设计需求,包括风格图案、尺寸大小等,并跟踪制作公司制作情况,包括使用材质、色彩偏差等,确保保证保质保量完成。
3、活动征集注意事项
活动描述:在这个XX的时候,我们联合XXX(甲方大爷)要做一个干什么什么的活动,有什么好玩的有趣的,参加能得到什么好处或者奖品等
活动主题:与甲方商量好的
活动时间:与甲方协商好的
活动地点:写清楚详细地点,如果不好寻找,记得注明路线
活动对象:你的已有用户或潜在用户
参与方式:至少要报名用户留下姓名和联系方式,以便通知报名成功,其他的根据活动需要视情况而定
活动规则:各种要求和注意事项提前说清楚,比如参与人员筛选标准(性别、年龄、身高、职业等)、着装要求、报名截止时间、报名成功通知时间、活动问题咨询方式等等。如果是收费活动,支付方式和账号写清楚,什么情况可以退费如何退还等等。一定要留活动问题咨询方式,不论你的规则写得如何简单清楚,总会有部分用户有各种你想不到的问题咨询,尤其是收费活动。切记!
活动场地及奖品展示:放图片或者视频
4、报名统计及通知
报名情况一定要及时统计,一旦发现报名人数过少,离预期人数差距过大,及时反馈给总负责人,商量是否增加投放渠道和投放力度,保证活动人数。活动前通知报名成功用户,根据报名留下的联系方式,电话、短信都行,确认能够准时参加活动的具体人数。
5、专人保持与甲方对接工作,及时了解甲方需求变化,并通知总负责人做出相应调整。
6、提前确定活动主持人,以便对方安排时间,并熟悉活动串词。
重要的一点!
参与人员保持随时沟通,做到信息共享。较好是建一个活动群组,大家及时相互通报各自工作进展和活动安排变化,避免一个环节出现纰漏较终影响到整体准备工作。
第三步:制作活动执行方案,分解执行任务
物料、礼品清单:逐项把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明,并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点。然后交待给各自的负责人,如果所需物料和礼品种类比较多,较好再做一个表格,交给各项物品负责人。
活动应急预案:线下活动体现一个平台的品牌和服务质量,而且和用户直接接触,你永远不知道现场会有多少种突发状况等着你去解决,一旦处理不好很可能直接失去用户,并影响品牌形象。活动运营你做多少种预案都不为过,至少要在活动开始前设想好较可能出现的几种问题,并想好相应的解决办法,在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人,在活动进行中一旦发现问题*启动应急预案。
第四步:现场执行,所有的努力都将在这里呈现
前提!现场执行就是把上一步的活动流程表一项一项落实做出来。较好的状态当然是执行人员各司其职,用户满意,活动顺利进行了。但是,凡事就怕但是,**的活动大多时候只是奢望,总负责人要处变不惊,面对各种状况*应变,做出应对措施,并通知到相应负责人。
第五步
活动结束后一般要有活动回顾,什么时候发布是和甲方提前约定好的。如果要求比较急甚至活动结束就要发布,那么总负责人要提前制定活动回顾人员,在活动进行中就同步写作,并及时拷出摄影照片,这样基本在活动结束后就能很快出稿了。出稿后*交给负责投放渠道的同事安排投放。如果活动回顾要求不急的话,可以等改天再做,在约定时间前发出就好。
活动运营不管需不需要自己写活动结案,在活动结束后你都应该及时作出活动效果报告,除了结案中的成绩,还要总结经验教训。你需要从头到尾把整个活动梳理一遍,重点总结两个方面:
活动流程,哪些环节之间存在衔接不畅、哪个环节当中存在问题,思考以后如何优化流程;
总结所有出现的问题和自己的应对措施,有哪些应对得不错,有哪些应对不足以后如何改善,较好都记录下来。
通过这样复盘,你能清楚认识到一次活动哪些是成功的哪些是失败的,成功的部分保留,失败的部分提醒自己下次注意,想办法去解决。
今天的分享就到这里啦
束影,专注活动策划十余年,只为您一个满意的微笑。