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上海束影文化传播有限公司
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活动策划搭建现场 注意细节!
活动策划搭建的时候一定要做到这几点！
1、因为搭建活动的时间短，多在晚上搭建时间为多，所以现场工作人员一定要多，采取人海战术，合理的分配人员，各自分为小组，有每个组长下发任务，这样会在很短的时间做出大量的工作，有效地完成活动搭建。
2、搭建基本结束的时候，每个小组抽出一到两个员工打扫卫生，处理细节问题
3、如果是户外的活动，即使正式开始的活动现场，一定要准备充足的人力在现场服务，随时解决突发事件，因为户外自然环境会遭遇风，雨等恶劣天气，随时要有解救措施，工具不要带走，要留在现场，随时要用任何工具，而且如果有大型的背景板，一定要考虑宝丽布的承受能力？考虑稳固性？考虑地面是否可以加固？较好提前去现场，协商搭建方案，较好提前查看天气，采取在较恶劣的环境下来做这个事情的准备。
4、如果活动现场客户比较多的情况下，一定要在危险的地方有工作人员疏导，以免发生意想不到的事故，时刻有工作人员来回走动查看事项，以防因为拥挤产生安全方面的事故（前提员工一定要穿戴干净、利索、微笑面对、不至于让客户反感） 。
5、活动多在于大型酒店，度假村。。。。这些地方搭建，所以工作人员搬运货物，一定要小心小心再小心，地面在搬运货物时先要保护好，至少要铺上一层地毯，以防划坏地面，过门口，拐角，货梯时也一定要眼观六路耳听八方，不要随便蹭一下墙面或者拐角处，这些高档场所的什么都是金贵的，所以员工务必小心搬运任何货物！
6、如果要搭建造型，背景板时，一定要提前量好酒店的限高尺寸，好多酒店往往有大型的吊灯，一定不要碰着，要不会很惨，较好就是要开始制作之前提前来现场量尺寸，看看货梯，搬运货物的路线，不要做得东西太大，来到现场却进不去呵呵！
7、服务一定要好，想尽一切办法配合客户，能解决的事情一定解决，解决不了的也要想尽一切办法，一定时刻站在客户的角度上考虑事情，这样才能与客户配合好，才能把老客户维护住。
8、在搭建之**定先让酒店负责人与你一起查看现场，如果有划痕或者破旧的地方较好拍一些照片，以防万一，要不客户退押金的时候，也许酒店会误认为是你们损坏的而去扣客户的押金，其实等于再扣你的钞票，不要吃哑巴亏哦。
9、临约好搭建时间的时候，较好再与客户或者酒店沟通一下，是否可以搭建？因为好多时候是酒店临时加了活动或者上个活动还没有结束，如果按照约定的时间过去，也许你会等好几个小时 。
10、一定要与客户，灯光音响，还有彩排这些配合好，大家都是在一起做事的，为了长期合作，还是有的时候要压压自己的小性子，能尽量配合别人还是尽量配合别人，吃亏是福！有失就有得！
11、场完毕一定要找酒店的负责人来验收场地，当面签收验收合格的单子才走，扫尾工作一定要做好，卫生也要打扫好，因为这与展馆还有点不太一样，酒店撤场一般都要把所有的垃圾都要处理干净才可以离开。
策划并执行一场线下活动的流程清单
第一步：明确活动目的，制作活动方案
前提：线下活动一般牵扯到销售或者BD，赞助啊场地啊什么的都需要提前确定，如果没有销售或BD部门介入的话，很不幸这些销售或BD任务可能就是活动运营你的工作了。呃……由于我不是很了解如何做一名合格的BD。所以，我们就假设有人来做这些工作好了。
有了赞助后呢？活动运营你就变成乙方了，活动主题、规则等各个环节可能都要受到甲方的约束，你需要做的就是做好被甲方虐的心理准备，活动各个环节都要与甲方沟通确定。正所谓方案改了千百遍，仍待甲方如初恋，反正较终的方案终归还是这样的：
活动主题：提前想好，并与甲方协商，反正较终是听甲方大爷的
活动时间：提前定好，与甲方协商，并考虑用户时间是否方便
活动地点：听甲方大爷的
活动对象：你的已有用户或潜在用户，同时也是甲方潜在用户（这是合作达成的基础之一）
活动描述：亮出你会怎么做，做什么活动，有什么亮点从而打动甲方提供赞助
推广渠道：投放时间、投放渠道、投放资源位置等
预期效果：准备两部分，一个是给甲方看的，活动能对甲方带来什么利益写明白；一个是内部看的，比如活动对平台数据或用户有什么帮助，要有一个大致数据。
成本预估：有甲方的话需要给甲方一个报价单，包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用。
第二步：制作活动推进时间表， 推进准备工作
此时，你的方案已经得到甲方通过或者签过合作合同，正式进入执行阶段，一般需要召集参与此次活动的人员开一个准备会议。根据已确定的活动时间向前倒推，梳理活动节点，分配好各项准备工作并确定各项工作负责人，活动总负责人随时跟踪完成情况。
不论是小活动还是大活动，一个活动的准备期大体上会包括上面表格的各个事项，时间节点安排和参与人员数量要看各自公司的实际情况。
下面简单分解讲一下一些重要的注意事项：
1、活动页面制作
需要准备一份需求文档，将流程和需求罗列清楚，讲明如何设计如何实现何时上线等关键问题，然后随时与技术保持沟通，确保页面准时制作完成并通过测试没有问题后正式上线。
2、物料设计制作
同样说明设计需求，包括风格图案、尺寸大小等，并跟踪制作公司制作情况，包括使用材质、色彩偏差等，确保保证保质保量完成。
3、活动征集注意事项
活动描述：在这个XX的时候，我们联合XXX（甲方大爷）要做一个干什么什么的活动，有什么好玩的有趣的，参加能得到什么好处或者奖品等
活动主题：与甲方商量好的
活动时间：与甲方协商好的
活动地点：写清楚详细地点，如果不好寻找，记得注明路线
活动对象：你的已有用户或潜在用户
参与方式：至少要报名用户留下姓名和联系方式，以便通知报名成功，其他的根据活动需要视情况而定
活动规则：各种要求和注意事项提前说清楚，比如参与人员筛选标准（性别、年龄、身高、职业等）、着装要求、报名截止时间、报名成功通知时间、活动问题咨询方式等等。如果是收费活动，支付方式和账号写清楚，什么情况可以退费如何退还等等。一定要留活动问题咨询方式，不论你的规则写得如何简单清楚，总会有部分用户有各种你想不到的问题咨询，尤其是收费活动。切记！
活动场地及奖品展示：放图片或者视频
4、报名统计及通知
报名情况一定要及时统计，一旦发现报名人数过少，离预期人数差距过大，及时反馈给总负责人，商量是否增加投放渠道和投放力度，保证活动人数。活动前通知报名成功用户，根据报名留下的联系方式，电话、短信都行，确认能够准时参加活动的具体人数。
5、专人保持与甲方对接工作，及时了解甲方需求变化，并通知总负责人做出相应调整。
6、提前确定活动主持人，以便对方安排时间，并熟悉活动串词。
重要的一点！
参与人员保持随时沟通，做到信息共享。较好是建一个活动群组，大家及时相互通报各自工作进展和活动安排变化，避免一个环节出现纰漏较终影响到整体准备工作。
第三步：制作活动执行方案，分解执行任务
物料、礼品清单：逐项把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明，并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点。然后交待给各自的负责人，如果所需物料和礼品种类比较多，较好再做一个表格，交给各项物品负责人。
活动应急预案：线下活动体现一个平台的品牌和服务质量，而且和用户直接接触，你永远不知道现场会有多少种突发状况等着你去解决，一旦处理不好很可能直接失去用户，并影响品牌形象。活动运营你做多少种预案都不为过，至少要在活动开始前设想好较可能出现的几种问题，并想好相应的解决办法，在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人，在活动进行中一旦发现问题*启动应急预案。
第四步：现场执行，所有的努力都将在这里呈现
前提！现场执行就是把上一步的活动流程表一项一项落实做出来。较好的状态当然是执行人员各司其职，用户满意，活动顺利进行了。但是，凡事就怕但是，**的活动大多时候只是奢望，总负责人要处变不惊，面对各种状况*应变，做出应对措施，并通知到相应负责人。
第五步
活动结束后一般要有活动回顾，什么时候发布是和甲方提前约定好的。如果要求比较急甚至活动结束就要发布，那么总负责人要提前制定活动回顾人员，在活动进行中就同步写作，并及时拷出摄影照片，这样基本在活动结束后就能很快出稿了。出稿后*交给负责投放渠道的同事安排投放。如果活动回顾要求不急的话，可以等改天再做，在约定时间前发出就好。
活动运营不管需不需要自己写活动结案，在活动结束后你都应该及时作出活动效果报告，除了结案中的成绩，还要总结经验教训。你需要从头到尾把整个活动梳理一遍，重点总结两个方面：
活动流程，哪些环节之间存在衔接不畅、哪个环节当中存在问题，思考以后如何优化流程；
总结所有出现的问题和自己的应对措施，有哪些应对得不错，有哪些应对不足以后如何改善，较好都记录下来。
通过这样复盘，你能清楚认识到一次活动哪些是成功的哪些是失败的，成功的部分保留，失败的部分提醒自己下次注意，想办法去解决。
今天的分享就到这里啦
束影，专注活动策划十余年，只为您一个满意的微笑。
